Raportările pentru 2026 reprezintă una dintre cele mai importante responsabilități ale organizațiilor care generează sau gestionează deșeuri. Corectitudinea datelor, respectarea termenelor și conformitatea cu legislația în vigoare sunt elemente esențiale pentru evitarea sancțiunilor.
Ordonanța de Urgență nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor stabilește clar obligațiile operatorilor, iar nerespectarea lor poate crea dificultăți majore la momentul raportării. În practică, multe entități întâmpină probleme nu din lipsă de resurse, ci din cauza unor greșeli simple, recurente, care pot fi prevenite printr-o organizare atentă.
În cele ce urmează sunt prezentate cele mai comune greșeli din raportările anuale și modalitățile concrete de a le evita înainte ca termenul limită să devină presant.
1. Lipsa unei evidențe lunare complete și actualizate
Cea mai frecventă greșeală apare cu mult înainte de raportarea propriu-zisă: evidența incompletă sau dezorganizată.
Unele companii introduc date doar ocazional, sperând că vor reuși să reconstruiască tot la final de an. În realitate, acest lucru duce la valori eronate, lipsuri și discrepanțe între evidență și documentele justificative.
Pentru a evita această situație, evidența trebuie actualizată în fiecare lună, iar cantitățile trebuie înregistrate punctual. Orice predare, colectare sau transport trebuie documentat imediat pentru a nu crea confuzii ulterior.
În lipsa unei evidențe lunare, completarea raportării devine un proces dificil și predispus la erori.
2. Confuzie între tipurile de deșeuri și codurile aferente
O altă greșeală frecventă este asocierea incorectă a tipului de deșeu cu codul din lista oficială. De exemplu, deșeurile de ambalaje sunt confundate cu deșeurile nepericuloase generale, sau anumite resturi sunt clasificate greșit ca periculoase.
Aceste confuzii creează neconcordanțe în raportare și pot conduce la respingerea declarației. Soluția este verificarea periodică a listei codurilor, corelarea lor cu activitatea reală și actualizarea lor imediată atunci când apar fluxuri noi în procesul companiei.
O documentare corectă încă de la începutul anului previne reprocesări inutile în luna martie.
3. Omiterea fluxurilor periculoase sau speciale
Deșeurile periculoase și cele cu regim special necesită atenție suplimentară. Unele organizații generează accidental astfel de deșeuri, însă le trec în aceeași categorie cu cele obișnuite. O astfel de procedură nu este admisă, deoarece regimul lor implică operatori autorizați, documente specifice și raportare diferențiată.
Pentru a evita greșelile, orice cantitate, oricât de mică, trebuie consemnată separat, cu actele aferente. Neglijarea acestui detaliu duce la întârzieri și clarificări la momentul verificării raportului.
4. Nepăstrarea documentelor justificative și lipsa trasabilității
Raportarea nu este completă fără documente justificative. Fiecare transport, reciclare sau eliminare trebuie susținut(ă) cu acte clare.
O greșeală des întâlnită este pierderea unor facturi, formulare de transport sau dovezi de predare, ceea ce pune sub semnul întrebării întregul flux de date raportat. Pentru prevenție este necesară o arhivare atentă, ordonată și verificată periodic.
Fiecare document trebuie atașat în evidență și corelat cu luna în care operațiunea a avut loc. O arhivă completă elimină riscul corectărilor ulterioare și facilitează auditul intern.
5. Dublarea cantităților sau raportarea repetată a aceluiași flux
Dublarea apare atunci când aceeași cantitate este raportată în două fluxuri diferite, de regulă din confuzie între generare și predare. Uneori, înregistrările interne includ atât cantitatea generată, cât și pe cea predată, fără a specifica faptul că este vorba despre același material.
Pentru a evita acest tip de eroare, este necesară verificarea totalurilor la finalul fiecărei luni și armonizarea lor cu documentele de predare. Un control intern simplu, efectuat înainte de termenul limită, poate elimina automat astfel de greșeli.
6. Neactualizarea datelor companiei și a autorizațiilor de mediu
Mulți operatori omit să actualizeze modificările interne: schimbarea sediului, extinderea activității, introducerea de utilaje noi sau modificarea fluxurilor de producție. Aceste modificări influențează direct tipurile și cantitățile de deșeuri generate.
Dacă datele din raportare nu sunt conforme cu realitatea, apar solicitări de clarificări și întârzieri. Prin urmare, orice schimbare trebuie transmisă imediat responsabililor interni și inclusă în evidența deșeurilor, astfel încât raportarea din 2026 să reflecte situația exactă a anului 2025.
Una dintre cele mai dăunătoare practici este amânarea completării raportului până în ultimele zile. Acest lucru amplifică presiunea, reduce calitatea verificărilor și duce la omisiuni.
Completarea treptată, verificarea documentelor cu cel puțin câteva săptămâni înainte și centralizarea tuturor informațiilor până la finalul lunii februarie sunt măsuri care previn greșelile.
O raportare pregătită din timp este întotdeauna mai clară, mai exactă și mai ușor de validat.
8. Lipsa consultării cu un specialist sau neutilizarea unui sistem profesional de evidență
Organizațiile care gestionează volume mari de deșeuri sau fluxuri complexe se confruntă adesea cu dificultăți de interpretare a datelor. De aceea, colaborarea cu specialiști în evidența și raportarea deșeurilor poate simplifica întregul proces.
Un serviciu dedicat, precum cel pentru raportarea deșeurilor poate asigura verificarea datelor, corectarea eventualelor neconcordanțe și completarea conformă a raportului anual. Consultanța reduce erorile și scade riscul respingerii raportării.
Prin evitarea acestor greșeli înainte de termen, raportările pentru 2026 pot fi completate rapid, corect și fără presiune. O evidență riguroasă, documente bine organizate și verificări periodice sunt cheia unei raportări fără probleme și a unei conformități solide în fața autorităților de mediu.
