Actualizarea registrului deşeurilor la început de an este o etapă foarte importantă pentru orice firmă sau entitate care gestionează deşeuri. O evidență clară, completă și conformă cu legislația în vigoare oferă siguranță în raportări, facilitează trasabilitatea deşeurilor și protejează organizația de riscul sancțiunilor.
Îți prezentăm mai jos pașii esențiali pentru a demara procesul de actualizare în 2026, astfel încât registrul să reflecte corect situația și să pregătească terenul pentru raportările anuale.
1. Verifică cadrul legal – confirmă obligaţiile OUG 92/2021
Primul pas este să îți reamintești cerințele reglementate de Ordonanța de Urgență nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor. Această lege stabilește obligațiile privind evidența, clasificarea și raportarea deșeurilor.
La început de an, este important să te asiguri că ai în vedere toate obligațiile actualizate: tipurile de deșeuri, categoriile periculoase, termenele de raportare și condițiile de păstrare a documentelor justificative. O verificare atentă a cadrului legal oferă baza pentru un registru complet și conform.
2. Centralizează toate datele din anul anterior
Înainte de orice completare, adună toate datele referitoare la deșeurile generate, colectate, reciclate sau eliminate în 2025. Include deșeuri nepericuloase, periculoase, materiale reciclabile, deșeuri biodegradabile, ambalaje, resturi de producție, deșeuri rezultate din întreținere și altele, dacă există.
Fără o centralizare riguroasă, riscul unor omisiuni sau erori crește semnificativ. Este momentul ideal să identifici și fluxurile temporare sau ocazionale – deșeuri rezultate din reparații, demolări, modernizări – pentru a le include corect.
3. Verifică și arhivează documentele justificative
Pentru fiecare operațiune de predare, colectare, reciclare sau eliminare trebuie să existe documente justificative: facturi, chitanțe, formulare de transport, avize de preluare, acte de reciclare, note de recepție etc.
Începe anul prin a arhiva toate aceste documente aferente lui 2025 într-un dosar dedicat. Fără documente suport, evidența pierde valoare și poate genera probleme în cazul unui control.
Este important ca fiecare intrare din registru să corespundă unei dovezi clare – asta garantează trasabilitatea și legitimitatea datelor.
4. Revizuiește codificarea deșeurilor și tipologia fluxurilor
Pe parcursul anului pot apărea noi fluxuri de deșeuri: modificări de materii prime, schimbări în ambalaje, adăugarea de procese noi sau de utilaje. La început de 2026, revizuiește lista de coduri de deșeuri: verifică dacă toate fluxurile 2025 sunt codate corect și dacă au fost adăugate cele noi.
Este important să distingem clar între deșeuri reciclabile, nepericuloase, periculoase, ambalaje, deșeuri din construcții, deșeuri speciale – pentru fiecare categorie, codul trebuie să corespundă realității. Această clarificare reduce erorile la raportare și asigură conformitatea cu reglementările.
5. Desemnează persoana responsabilă și clarifică procedurile interne
Un registru bine gestionat necesită disciplina și responsabilitate. La început de an, desemnează o persoană sau departament care să fie responsabil pentru actualizarea registrului, colectarea facturilor și documentelor, codificare și centralizare.
Definește clar procedurile interne: cine completează registrul, cine arhivează documentele, cine verifică ierarhic rapoartele înainte de finalizare. O procedură internă standardizată previne confuzia, omisiunile sau dublarea datelor și face mai ușoară munca la final de an.
6. Curăță și reorganizează sistemul intern de evidență
Dacă până acum înregistrările erau disparate – foi Excel neuniforme, dosare fizice dispersate, registre incomplete – la început de 2026 este momentul ideal să reorganizezi întreg sistemul.
Creează un registru principal cu intrări lunare clare: dată, cod deșeu, tip de deșeu, cantitate, destinatar/operator, document justificativ, observații.
Dacă volumul de date este mare, poți apela la un serviciu specializat de evidență și raportare, care să structureze baza de date și să permită generarea rapidă a raportului anual (vezi serviciile de raportare deșeuri). Astfel, la sfârșitul anului toate datele vor fi ordonate și ușor de extras.
7. Realizează un inventar de început de an
Un inventar inițial este util pentru a verifica stocurile de deșeuri existente – deșeuri colectate, depozitate temporar sau în așteptare de transport/reciclare/eliminare. Acest inventar îți oferă o imagine realistă a situației din 1 ianuarie: ce volume sunt deja existente, ce trebuiesc transportate, reciclate sau eliminate – și evită surprizele de la raportul anual.
Notează localizarea, tipul, cantitatea și starea deșeurilor stocate, astfel încât gestionarea lor să fie corectă și trasabilă.
8. Pregătește raportarea anuală și planifică termenele cheie
Chiar dacă data limită oficială pentru raportarea de deșeuri este stabilită în funcție de fiecare an, este recomandat să planifici completarea raportului în primele două luni ale anului.
Organizează o sesiune internă de verificare a registrelor, documentelor justificative și a codificării, înainte de completarea finală. În plus, dacă entitatea colaborează cu operatori externi pentru reciclare sau eliminare, verifică că toate facturile sau avizele sunt emise și recepționate.
O planificare previne stresul de ultim moment și reduce riscul de respingere a raportării.
9. Asigură trasabilitatea și lizibilitatea datelor pentru audit
Registrul de deșeuri și documentele asociate trebuie să fie prezentate clar, cu date lizibile, semnături, date exacte și detalii de identificare ale operatorilor, tipurilor de deșeuri și cantităților.
Orice erată, lipsă de date sau neclaritate poate genera solicitări suplimentare sau sancțiuni. Un registru bine organizat și transparent este garanția unei raportări aprobate și a unei gestiuni responsabile.
10. Folosește sprijin specializat dacă activitatea este complexă
Dacă volumul de deșeuri este mare, fluxurile complexe sau există deșeuri periculoase, colaborarea cu o firmă specializată în gestiunea și raportarea deșeurilor poate aduce siguranţă și reduce riscurile.
Astfel de servicii oferă organizarea evidenței, verificarea codificărilor, arhivarea documentelor, asigurarea trasabilității și completarea corectă a raportărilor. Alegerea acestui sprijin poate economisi timp și poate preveni erorile greu de detectat intern.
Actualizarea registrului deșeurilor la început de 2026 nu este doar o formalitate – este fundamentul unei gestiuni responsabile, conforme cu legea și pregătite pentru orice control sau raportare oficială.
Urmând pașii de mai sus, poți porni anul cu un sistem clar, organizat și adaptat cerințelor actuale, astfel încât la final să finalizezi raportarea fără stres și cu încredere în corectitudine.
