Pentru multe companii, gestionarea deșeurilor pare rezolvată în momentul în care acestea sunt colectate separat și predate mai departe. În realitate, colectarea este doar o parte din proces. Fără documente corecte, complete și actualizate, firma poate avea dificultăți în a demonstra ce tipuri de deșeuri a generat, în ce cantități, cui le-a predat și dacă acestea au ajuns pe un flux autorizat.
În cazul unui control, autoritățile nu verifică doar dacă deșeurile au fost ridicate din firmă. Verifică și documentele care arată trasabilitatea lor. De aceea, o companie care colectează corect, dar nu păstrează evidențe, contracte și documente de predare poate fi expusă la riscuri similare cu o firmă care nu și-a organizat deloc procesul.
Colectarea deșeurilor este doar primul pas
Colectarea separată este importantă, dar nu este suficientă dacă nu există și o evidență clară. O firmă trebuie să știe ce deșeuri generează, cum sunt încadrate, unde sunt depozitate temporar și către ce operatori sunt predate. Fără aceste informații, procesul rămâne incomplet.
De exemplu, o companie poate avea recipiente separate pentru carton, plastic, metal sau deșeuri periculoase, dar dacă nu are documente care să confirme predarea către operatori autorizați, nu poate demonstra traseul complet al acestor deșeuri. În plus, dacă evidența nu este actualizată, raportările pot deveni inexacte.
Pentru firmele care vor să evite astfel de probleme, serviciile de evidența gestiunii deșeurilor și raportări deșeuri pot ajuta la organizarea datelor, documentelor și obligațiilor lunare sau periodice.
Ce spune legislația despre trasabilitatea deșeurilor
Gestionarea deșeurilor presupune mai mult decât predarea lor către un colector. În România, ORDONANȚĂ DE URGENȚĂ nr. 92 din 19 august 2021 privind regimul deșeurilor stabilește reguli privind prevenirea, colectarea separată, evidența, valorificarea, eliminarea și trasabilitatea deșeurilor.
Pentru companii, acest lucru înseamnă că fiecare etapă trebuie susținută prin documente. Deșeurile trebuie identificate corect, încadrate pe coduri corespunzătoare, predate către operatori autorizați și reflectate în evidențele firmei. Dacă unul dintre acești pași lipsește, apar neclarități care pot crea probleme la raportare sau control.
Documentele corecte ajută firma să demonstreze:
- ce tipuri de deșeuri au fost generate;
- ce cantități au fost colectate și predate;
- ce coduri de deșeuri au fost folosite;
- cine a preluat deșeurile;
- dacă operatorul era autorizat pentru acele deșeuri;
- când și în ce condiții s-a făcut predarea.
Fără aceste dovezi, colectarea fizică nu este suficientă pentru a arăta că obligațiile au fost îndeplinite corect.
Ce documente trebuie urmărite de companii
Documentele necesare pot varia în funcție de activitate, tipurile de deșeuri generate și operatorii implicați. Totuși, există câteva categorii de documente care ar trebui urmărite constant de majoritatea firmelor.
Printre cele mai importante se numără:
- contractele cu operatorii autorizați pentru colectare, transport, valorificare sau eliminare;
- documentele de predare-primire a deșeurilor;
- formularele aplicabile pentru transportul deșeurilor, acolo unde este cazul;
- autorizațiile operatorilor cu care colaborează firma;
- evidența gestiunii deșeurilor;
- raportările transmise către autorități;
- documentele care justifică încadrarea pe coduri de deșeuri.
Este important ca aceste documente să fie corelate între ele. Cantitățile din evidență trebuie să se potrivească, pe cât posibil, cu documentele de predare și cu raportările. Dacă apar diferențe mari sau informații lipsă, firma trebuie să poată explica situația.
Riscurile care apar când documentele lipsesc
Lipsa documentelor poate transforma o activitate aparent corectă într-o problemă de conformare. Chiar dacă deșeurile au fost colectate și predate, firma poate avea dificultăți dacă nu poate arăta traseul lor.
Cele mai frecvente riscuri sunt:
- raportări incomplete sau incorecte;
- imposibilitatea de a demonstra trasabilitatea deșeurilor;
- predarea către operatori fără verificarea autorizațiilor;
- diferențe între cantitățile reale și cele declarate;
- încadrarea greșită a deșeurilor;
- probleme în timpul controalelor;
- amenzi sau măsuri de remediere.
În plus, lipsa documentelor poate afecta și relația cu partenerii de afaceri. Tot mai multe companii solicită dovezi privind gestionarea responsabilă a deșeurilor, mai ales în cazul furnizorilor sau colaboratorilor implicați în lanțuri de producție, distribuție sau servicii.
De ce este importantă evidența actualizată
Evidența deșeurilor nu ar trebui completată doar înainte de un control sau la final de an. Dacă datele sunt adunate din urmă, riscul de erori crește. Facturi lipsă, avize necorelate, cantități estimate sau coduri folosite greșit pot afecta întreaga raportare.
O evidență actualizată lunar oferă firmei o imagine clară asupra deșeurilor generate. Ajută la identificarea schimbărilor din activitate, la verificarea operatorilor și la pregătirea raportărilor fără grabă. În plus, permite companiei să observe dacă apar fluxuri noi de deșeuri sau cantități care nu mai corespund cu situația obișnuită.
Cum poate firma să își organizeze mai bine documentele
Un sistem simplu poate reduce mult riscul de neconformare. Firma ar trebui să stabilească cine este responsabil de documentele de mediu, unde sunt păstrate acestea și cât de des sunt verificate. De asemenea, fiecare predare de deșeuri ar trebui însoțită de documentele necesare, iar acestea trebuie introduse în evidență la timp.
Este util ca firma să aibă dosare separate pentru contracte, autorizațiile operatorilor, documentele de predare, evidența lunară și raportările transmise. Dacă există mai multe puncte de lucru, datele trebuie organizate pe fiecare locație, apoi centralizate corect.
Colectarea deșeurilor este importantă, dar documentele sunt cele care demonstrează că procesul a fost făcut legal și responsabil. Fără evidențe clare, trasabilitate și acte justificative, firma rămâne vulnerabilă în fața controalelor și raportărilor.
Dacă ai nevoie de ajutor pentru organizarea documentelor, verificarea obligațiilor sau pregătirea evidenței deșeurilor, ne poți contacta. EnviroCons te poate ajuta să pui ordine în proces și să gestionezi corect documentele necesare pentru conformare.
