Pregătirea evidenței deșeurilor pentru anul 2025 este un proces care trebuie început devreme și realizat metodic, astfel încât raportările anuale să fie corecte, complete și conforme cu legislația în vigoare.
Fiecare entitate care generează, colectează sau gestionează deșeuri are obligația de a ține o evidență clară și actualizată, în conformitate cu cerințele stabilite prin Ordonanța de Urgență nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor.
Realizarea acestei evidențe nu reprezintă doar o formalitate administrativă, ci o componentă esențială pentru gestionarea responsabilă a deșeurilor, pentru reducerea riscurilor și pentru menținerea trasabilității fiecărui flux de material.
Pentru a pregăti corect datele care vor sta la baza raportării anuale din 2026, organizațiile trebuie să își structureze activitatea încă din prima lună a anului 2025.
O evidență făcută „pe parcurs” și nu în mod constant generează erori, lipsuri și dificultăți în momentul raportării. În schimb, o evidență riguroasă facilitează completarea formularelor, reduce timpul pierdut în verificări și permite o acuratețe ridicată a informațiilor introduse în sistemele de raportare.
Importanța colectării corecte a datelor încă din ianuarie 2025
Evidența trebuie începută chiar din primele zile ale anului. Fiecare categorie de deșeu trebuie identificată, codificată conform codurilor din lista europeană a deșeurilor și înregistrată precis. Aceasta include deșeurile rezultate din activități administrative, resturile generate în productie, ambalaje, materiale biodegradabile, deșeuri periculoase și orice alt flux specific domeniului de activitate.
În absența unei înregistrări lunare, apar dificultăți majore la finalul anului, deoarece estimările nu sunt permise, iar necunoașterea cantităților exacte atrage neconformități.
Un aspect adesea neglijat este identificarea corectă a fluxurilor noi. Activitățile firmelor se modifică frecvent – apar utilaje noi, procese suplimentare sau schimbări ale modului de lucru.
Dacă aceste transformări generează noi tipuri de deșeuri, acestea trebuie introduse imediat în evidență. Astfel, datele din raportare vor corespunde realității, evitându-se discrepanțele care pot atrage solicitări de clarificări.
Rolul documentelor justificative în pregătirea evidenței
Pe parcursul anului 2025, fiecare transport, fiecare predare și fiecare manipulare a deșeurilor trebuie documentate cu acte oficiale. Acestea pot include formulare de transport, facturi, declarații de predare, note de cântar și documente care certifică tratamentul, reciclarea sau eliminarea deșeurilor.
Aceste acte stau la baza raportării și trebuie păstrate într-un mod organizat, pentru a putea fi verificate în cazul unui control.
Documentele justificative reprezintă dovada trasabilității deșeurilor și sunt esențiale pentru a demonstra modul în care acestea au fost gestionate. Ele trebuie corelate cu evidența internă lunar, nu doar la final, pentru a evita acumularea de erori.
O evidență fără documente suport devine inutilă, chiar dacă cifrele sunt corecte, deoarece legea presupune verificarea originii fiecărui flux de material.
Stabilirea responsabilităților interne și instruirea persoanelor implicate
Pentru a obține o evidență coerentă, este necesar ca organizația să desemneze o persoană sau un departament responsabil. Această persoană trebuie să cunoască prevederile legale, cerințele de raportare, tipurile de deșeuri și fluxurile interne.
Comunicarea constantă cu personalul implicat în producție, administrativ sau logistică este esențială pentru colectarea corectă a datelor.
O eroare frecventă este delegarea responsabilităților fără instruire. Persoana responsabilă trebuie să știe cum se codifică deșeurile, ce înseamnă cantitate netă, cum se diferențiază deșeurile reciclabile de cele nereciclabile și cum se evită dublarea înregistrărilor. Instruirea corectă reduce semnificativ erorile și contribuie la un proces de raportare eficient.
Actualizarea și verificarea autorizațiilor și contractelor
Orice modificare a autorizației de mediu trebuie reflectată în evidență. În cazul extinderii activității sau introducerii unor noi procese, autorizația poate necesita actualizare. Dacă aceasta nu este sincronizată cu evidența, apar inconsecvențe.
La fel se întâmplă și cu contractele încheiate cu operatorii de colectare, reciclare sau eliminare a deșeurilor. Pe parcursul anului, unele contracte se pot schimba, pot expira sau pot fi suplimentate.
Aceste documente trebuie verificate constant, iar informațiile trebuie notate în evidență pentru a menține claritatea raportării. De asemenea, este foarte important să se lucreze exclusiv cu operatori autorizați, pentru a evita riscurile de neconformitate.
Centralizarea corectă a datelor pentru raportările anuale
La finalul anului 2025, toate informațiile colectate trebuie centralizate într-un format compatibil cu cerințele de raportare. Centralizarea include totalurile pe categorii de deșeuri, evidențierea fluxurilor periculoase, calculul cantităților reciclate și eliminarea eventualelor dubluri.
O centralizare făcută corect reduce timpul necesar completării raportului anual.
Un sprijin util în acest proces poate fi folosirea unui serviciu profesional pentru evidența gestiunii deșeurilor, care ajută la verificarea și organizarea datelor astfel încât raportarea finală să fie clară și lipsită de erori.
Avantajele unei evidențe pregătite corect
O evidență realizată corect în 2025 aduce numeroase beneficii:
- raportarea anuală devine mult mai simplă;
- se evită sancțiunile, neconcordanțele și refuzurile de validare;
- datele reale pot fi folosite pentru optimizarea proceselor interne;
- se pot identifica fluxurile de deșeuri care pot fi reduse sau reciclate mai eficient;
- organizația își consolidează reputația de actor responsabil față de mediu.
Pregătirea evidenței deșeurilor din 2025 este esențială pentru o raportare anuală corectă, iar succesul acestui proces depinde de organizare, acuratețe și responsabilitate.
